На сайтах изготовителей печатей и штампов вы можете узнать, что факсимиле – это штамп, воспроизводящий подпись. Факсимиле особенно необходимо для первых лиц компании, чье время рассчитано по минутам и чья подпись должна стоять на множестве документов – счетах, договорах, указах. Качественно изготовленное факсимиле позволяет воссоздать подпись не отличимую от оригинала. Для того, чтобы факсимиле имело вид оригинальной подписи оно должно быть изготовлено из специализированной резины или по флеш технологии и установлено на автоматическую оснастку.
     Таким образом, факсимиле – это технический способ подписания документов, который воспроизводит подпись.
     Действующее законодательство нормативно не определяет понятие факсимиле, поэтому однозначного ответа на вопрос о законности факсимиле не существует. Однако некоторые упоминания об этом способе подписания документов все же есть.
     Информация о факсимиле встречается в п. 2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина № 88 от 24.05.95 г., где сказано, что использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства. П. 2.1. Положения определяет, что первичные документы - это документы, созданные в письменной или  электронной  форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения  администрации (владельца)  на их проводку. Хозяйственные операции  -  это  факты  предпринимательской и другой деятельности, которые влияют на состояние имущества,  капитала,  обязательств  и финансовых результатов.
     Таким образом, факсимиле может использоваться в некоторых видах бухгалтерских и хозяйственных документов.
     Другим упоминанием является ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины, где указывается, что использование факсимиле при совершении сделки допускается, в частности, "в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей". Таким письменным согласием может быть, например, протокол о намерениях, предварительный договор. В противном случае использование факсимиле не допускается.
    Подтверждают возможность использования факсимиле - Минюст Украины (в письме от 10.01.2005 г. № 19-45-1590), и Минфин Украины (в письме от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819).
     Как видим, в ст. 207 ГКУ речь идет о сделках, а п.2.5 Положения № 88 – о первичных документах. Но есть документы, которые не являются ни первичными, ни договорными. Например, финансовая, статистическая или налоговая отчетность, информационные письма предприятия, трудовые договоры и т.д. В случае с ними следует искать специальное законодательство, регламентирующее вопросы составления этих документов.
     Согласно п.2.8 и п.2.9 Положения № 88 дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и прочих объектов имущества, а также порядок использования первичных документов строгой отчетности предусматриваются другими нормативными актами.
      Приведем перечень первичных документов, которые определенно можно подписывать с использованием факсимиле:
     - документы по аккредитиву, если в аккредитиве не предусмотрено иное (п.«в» ст.20 Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов (в редакции 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты № 500);
     - чеки в иностранной валюте, эмитированные за границей и предьявленные для оплаты на территории Украины, предназначенные для выплаты пенсий (перевода пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в прочих случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (п.2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520);
     - кассовые документы (в том числе приходный и расходный кассовые ордера — типовая форма № КО-1 и № КО-2), кроме подписи получателя наличности. Поскольку в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2005 г. № 637 говорится просто о подписи соответствующих лиц, кроме подписи (собственноручной) получателя (п.3.6);
     - документы по учету сырья и материалов (приходные ордера, лимитно-заборные карточки, накладные-требования, карточки складского учета материалов и пр.);
     - документы по учету заработной платы (расчетные, платежные ведомости и пр.);
     - документы по движению личного состава и учету использования рабочего времени (приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и пр.);
     - акты приемки-передачи результатов услуг (работ) по гражданско-правовым договорам, если в договорах не указано иное и т.д.
     Первичные документы, которые нельзя подписывать с использованием факсимиле:
     - платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявки на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов (п.1.6 Положения об оформлении и предоставлении клиентами платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлах, заявок на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов в уполномоченные банки и прочие финансовые учреждения и порядок их исполнения, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82);
     - денежные чеки (п.7 гл.1 р.III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 14.09.2003 г. № 337);
     - платежные требования, поручения и пр. (п.2.8 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22).
     В нормативных документах встречается такое словосочетание, как «собственноручная подпись». Перефразировать эту формулировку можно как подпись, сделанная исключительно «вручную». Из этого можно сделать вывод, что если имеется в виду личная подпись, факсимиле использовать нельзя.
     Подписание же договорных документов с использованием факсимиле — скорее исключение из общего правила, согласно которому документы должны подписываться собственноручно. В иных случаях, использование факсимиле, возможно только по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
     Специального нормативного документа, в котором для отдельных видов сделок допускалось бы подписание документов с использованием факсимиле, в настоящее время нет. Поэтому «узаконить» факсимиле для подписания сделок можно лишь в письменном договоре, в котором должно быть указано, что стороны при заключении договоров в дальнейшем вместо собственноручной подписи будут использовать факсимиле (с приложением оттиска). Стороны могут также обменяться соответствующими письмами с собственноручными подписями и оттисками факсимиле. После выполнения этих формальностей допускается использование факсимиле при подписании договорных документов между сторонами.
      При использовании факсимиле на предприятии многие юристы советуют составить какой-нибудь локальный акт по организации, например положение. Это необходимо для того, чтобы обезопасить себя от возможных проблем признания подписанных с использованием факсимиле документов недействительными.  В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения. При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.